הסרט "עולם הזמן" (In Time, 2011) מציג מצב בדיוני בו בשנת 2161 פריצת דרך גנטית מביאה את האנושות לחזון הנכסף- חיי נצח. אך לא כולם זוכים בחיי נצח- החיים מוגבלים ומספר השעות שנותרו לדמויות לחיות מוצג בשעון דיגיטלי הטבוע על הזרוע. הזמן הוא המצרך היקר ביותר היכול לעבור בין אנשים, ואיתו מתנהל המסחר והכלכלה. אנשים לא עובדים בשביל כסף אלא בשביל עוד זמן, והם משלמים עבור מוצרים ושירותים בזמן מחייהם. זמן שווה כסף פשוטו כמשמעו.
זמן אי אפשר לנהל
אני יכולה לכתוב מאמר שלם רק על הקונספט הגאוני של הסרט, ואיך הוא מתכתב עם העולם הלא-בדיוני שאנחנו חיים בו היום. אין לנו עדיין חיי נצח, הזמן שלנו בעולם מוגבל, ואנחנו לא יודעים כמה זמן עוד יש לנו. אחד הדברים היחידים שלא בשליטתנו הוא זמן. עם זאת, המושג "ניהול זמן" שגור בפינו והוא אכן מטעה- אין לנו שליטה על הזמן, לא משנה מה נעשה לא נצליח לשנות את הזמן ולכן זמן אינו משהו שניתן לנהל. הזמן יציב, עובר ומתקדם בקצב אחיד אם נרצה בכך או לא, והדבר היחיד שאנחנו יכולים לשנות ולנהל (כמו תמיד) הוא את עצמנו.
מניהול זמן לניהול תודעה
כשאנשים אומרים שאין להם זמן, והם רוצים ללמוד להתנהל בו טוב יותר, בעצם לרוב הם מתכוונים שהם רוצים להגדיל את הפרודקטיביות שלהם, הם רוצים לעשות יותר בפחות זמן, וכך הם ירגישו שאת שאר הזמן הם "הרוויחו". זמן כמובן אי אפשר להרוויח, אפשר להרוויח את מה שנעשה בזמן הפנוי הזה.
ואם עכשיו אחרי שפירקנו את הבעיה לצורך האמיתי, הבנו שאין לנו שום בעיה עם הזמן, ובכלל אין לנו שום אפשרות לנהל אותו או לשנות אותו, ומה שבעצם אנחנו רוצים זה להגדיל את הפרודקטיביות שלנו, אנחנו יכולים לשנות את כל המיקוד וההסתכלות ולשאול את עצמנו- מה יביא לנו יותר פרודקטיביות? מה בעצם מונע מאיתנו להיות פרודקטיביים?
אם תשאל את עצמך את שתי השאלות האלו יכול להיות שתגיע לכמה תשובות מאוד מעניינות אישיות לך, שיאירו לך במקצת איך אתה יכול לשנות את ההתנהלות ובכך להגדיל את הפרודקטיביות, הנה כמה אפשרויות שיכולות לעזור לך.
הדיסק מלא
כשאנחנו מעמיסים המון מידע וקבצים על המחשב שלנו, הזיכרון שלו מתמלא, וככל שהזיכרון שלו מלא יותר כך המחשב איטי יותר. יש לזה סיבה טכנית לחלוטין, אך ככה בדיוק גם אנחנו והמוח שלנו עובדים. ככל שיש לנו יותר מטלות, משימות, מטרות ודברים נוספים שאנחנו צריכים לזכור- כך אנחנו עובדים לאט יותר, פחות פרודקטיביים, לחוצים יותר ומתנהלים מתוך אנרגיה ומוטיבציה נמוכה. כל הדברים האלה בראש שלנו, כל המשימות שעוד לא עשינו, כל הרעיונות והדברים שאנחנו צריכים ורוצים לזכור, נותנים לנו תחושה תמידית שמשהו לא בסדר, והתחושה הזו מפריעה לנו לסיים דברים, להיות פרודקטיביים ולעשות יותר בפחות זמן.
לגרום לדברים לקרות
דיוויד אלן, אבי השיטה Getting Things Done או בקיצור GTD, ומחבר הספר בעל אותו שם (יצא לאור ב2002), מאמין בפרודקטיביות ללא לחץ. אלן מאמין שיעילות ופרודקטיביות לא רק אמצעים שיעזרו לנו להספיק יותר בעבודה, או לסיים משימות בזמן, אלא גם ייתנו לנו תחושה של שקט וחיים מלאים וטובים יותר. כלל היסוד בשיטה הוא שחרור המוח מנטל הזכירה וכתיבה אובססיבית של כל מה שעובר בו.
עוד לפני ששמעתי והכרתי את השיטה של אלן, השתמשתי בשיטה דומה ששיכללתי לעצמי עם פעולות שעבדו לי יותר. לפניכם השיטה שאני משתמשת בה, שיסודותיה דומות מאוד לשיטה של אלן, אך עם שינויים קלים. על השיטה של אלן אפשר לקרוא כמובן בספרו, וגם ברחבי הרשת.
השלב הראשון- לרוקן את המוח
אם המחשב שלך היה הופך איטי ומתריע כי הזיכרון הולך ואוזל, קרוב לוודאי שהיית מתחיל למחוק מתוכו קבצים או להעביר אותם לכונן חיצוני. השלב הראשון בניהול התודעה שלנו הוא העברת כל המשימות, המטלות, הפעולות שעלינו לעשות אל "כונן חיצוני" הלא הוא דף הנייר.
קח דף ועט, וכתוב כל מה שעליך לעשות, עכשיו ובעתיד. כתוב את כל המשימות, כל המטלות, כל דבר שצריך לשלם, להתקשר, לשלוח. הכל. דברים גדולים ומורכבים עד קטנים ופשוטים. כל מה שנמצא אצלך בזיכרון- פשוט לכתוב על הדף. בשלב הראשוני פשוט העבר את זה איך שזה מופיע אצלך בראש, העיקר להוציא את זה.
עבור על השולחן שלך, על ערימת הדואר שמחכה, או על אוסף מסמכים שממתינים לטיפול, והוסף לדף משימות ומטלות נוספות שעליך לבצע.
עכשיו אחרי שאתה בטוח שכל המשימות שלך נמצאות בדף, הוסף אליו דברים נוספים שנמצאים בזיכרון- רעיונות, מחשבות, וכל מה שעולה וחולף במוחך.
השלב השני- הוראות פשוטות
שב עם הרשימה שהכנת וכתוב לעצמך בהוראות פשוטות מה בדיוק אתה צריך לעשות. למשל, אם כתוב לי "טסט לרכב", אפשט את ההוראה ואכתוב "לקחת את הרכב למכון הרישוי לטסט". דיוויד אלן קורא לזה לנסח פעולה ובפעולה הוא מתכוון משהו שאפשר לעשות עם "הידיים"- לקחת, להתקשר, לכתוב, ללכת וכו'.
אל תניח שאם תכתוב לעצמך את הנושא במילה "טסט" זה יספיק, כתוב הכל וכמה שיותר פשוט, זה יקל עלייך מאוחר יותר.
השלב השלישי- משימות קטנות ומשימות קטנטנות
יש משימות שנראות לנו מורכבות מדי, מעצבנות מדי, מפחידות מדי שאנחנו פשוט דוחים ודוחים... אני מחלקת כל משימה למשימות קטנות ומשימות קטנטנות, כשכל משימה היא הצעד הבא. למשל, אחרי שניסחתי את המשימה שלי בהוראה פשוטה "לקחת את הרכב למכון הרישוי לטסט" אני שואלת את עצמי איזה עוד משימות קטנות יש לי לעשות לפני- מה הצעד הבא שלי? כנראה "לשלם את רישיון הרכב בדואר". בגלל שאני לא רוצה ששום דבר יטריד את המוח שלי, אני גם אכתוב לי כמשימה קטנטנה "לקבל בדואר ממשרד הרישוי את הרישיון רכב" ואכתוב ליד את התאריך המשוער, כך המוח שלי לא יהיה מוטרד בזה.
הסתכל על כל המשימות שלך ושאל את עצמך מה הצעדים שיש לעשות על מנת לבצע את המשימה? ומה הצעד הבא? כתוב אותם כמשימות קטנות וכמשימות קטנטנות.
לפעמים המשימות יכולות להיות ממש קטנות, כמו "להתקשר למכון הרישוי ולשאול באיזה שעות הם עובדים", או לבדוק משהו באינטרנט. כשמדובר במשימות מפחידות או מורכבות, מצא מה הוא הצעד הקטן ביותר שנוח לך לעשות ועשה אותו. זה יכול להיות לעשות רשימה של לקוחות פוטנציאליים שהיית רוצה לעבוד איתם או רשימה של אולמות כנסים רלוונטים להרצאה שאתה רוצה להעביר.
השלב הרביעי- מקום וזמן
דיוויד אלן מציע לתייג את המשימות על פי מקום או אופן ביצוע הפעולה- מייל/ טלפון/ במשרד/ בבית, כך קל לנו יותר לדמיין את המשימות ולבצע אותן.
אני ממליצה גם לכתוב תאריכים- אם המשימה חייבת להתבצע עד תאריך מסוים (למשל טסט לרכב) כתוב את התאריך הזה, אם אין דד- ליין הכרחי לביצוע המשימה או אם הדד-ליין כבר עבר, חלק את המשימות בין השבועות/ ימים על פי הלו"ז שלך.
חוק השתי דקות
עוד כלל יסוד בשיטה של דיוויד אלן הוא חוק השתי דקות- כל משימה שביצועה יקח שתי דקות או פחות יש לעשות מיד. אני מרחיבה את החוק הזה ומשתדלת לסיים כמה שיותר דברים בפעם הראשונה שהם נפלו לי לידיים במקום לדחות את זה לזמן אחר (למשל אם כבר עצרתי לקרוא את המייל עדיף לטפל בו עכשיו במקום לקרוא אותו שוב מאוחר יותר ואז לטפל בו).
זה לא הסוף זו רק ההתחלה
יכול להיות שתרגיש הקלה מיד אחרי שתרוקן את המוח ותכתוב לעצמך את כל המשימות על דף, ויכול להיות שייקח לזה קצת זמן, אבל מה שבטוח זה שלעשות את זה פעם אחת או פעם בכמה זמן כשאתה מרגיש מוצף זה לא יעזור לפרודקטיביות לאורך זמן. אחרי שכתבת את המשימות פעם אחת אתה צריך לאמץ את השיטה ולדבוק בה. בחר מערכת לניהול המשימות שלך (אפליקציה, קובץ אקסל, פנקס, יומן, מחברת או כל דבר אחר שנוח לך) ותתרגל לכתוב באובססיביות את כל מה שמגיע אל החיים שלך. כשפספסת שיחה נכנסת, כשקיבלת מייל ולא ענית עליו, כשהגיעו חשבונות בדואר ועוד לא שילמת או כשנגמר החלב- דבר ראשון: תכתוב את זה. תכניס את זה למערכת שבחרת להתנהל בה. כך גם הזיכרון שלך יישאר פנוי ויפנה משאבים לדברים חשובים כמו פרודקטיביות, יעילות, מיקוד וריכוז, גם הסיכוי שהמשימה תשכח קטנים והסיכוי שהמשימה תתבצע בזמן ובקלות גדל.
התפרסם לראשונה בבלוג הקודם באתר זה בתאריך 15/07/2017